Huware: interpretare i processi gestionali di servizi SaaS per flussi efficienti di vendita, fatturazione e reporting.

Cosa nasce dall’incontro tra due realtà che condividono la stessa visione sulla tecnologia avanzata come strumento al servizio delle persone?

All’interno di un team allargato si instaurano collaborazione e fiducia che, nel giro di pochi mesi, portano alla perfetta integrazione tra necessità di gestione dei processi aziendali e soluzioni ERP personalizzate.

Questo è il terreno fertile su cui in Green Tree abbiamo sviluppato l’implementazione di Oracle NetSuite per Huware, società di consulenza cloud specializzata nella trasformazione digitale delle aziende.

IL CASO HUWARE

Grazie a una forte esperienza in ambito cloud, data, digital transformation e artificial intelligence Huware accompagna le aziende in un’evoluzione che mette persone e sostenibilità al centro. I suoi progetti si basano sulle migliori tecnologie, è premier partner di Google Cloud, Salesforce, LumApps e monday.com .

Huware è una società benefit impegnata nella creazione di una cultura della sostenibilità basata su innovazione e persone.

L’azienda opera in diversi settori, tra cui il manifatturiero, il retail, le aziende digital native e il settore fashion, adottando un approccio su misura per le esigenze specifiche di ogni cliente.

Ciò determina l’erogazione sia di servizi di consulenza che di servizi SaaS (Software as a Service), ovvero applicazioni in cloud e accessibili via rete Internet che vengono utilizzate dagli utenti a fronte di un abbonamento mensile o di licenza annuale.

Nella gestione dei flussi di vendita e fatturazione di entrambi questi servizi, le criticità inizialmente riportate dall’azienda si riferivano sostanzialmente a tre aspetti:

  1. forte variabilità dei margini di guadagno, legati allo sviluppo di progetti complessi, alla corretta imputazione di costi e ricavi, all’incidenza della componente di consulenza;
  2. difficoltà nell’automatizzare i processi di vendita e rinnovo di abbonamenti e licenze software (cloud e SaaS);
  3. scarsa integrazione dei dati tra reparto vendite e reparto sviluppo con conseguente impossibilità di aggiornare costi e risorse effettivamente impiegate ai fini di una maggiore redditività per singolo progetto/cliente.

STRATEGIA, STRUMENTI E RISULTATI RAGGIUNTI

Dopo la fase iniziale in cui sono state delineate le principali aree di intervento, in Green Tree abbiamo realizzato la mappatura dei flussi di vendita e fatturazione che ci ha permesso di visualizzare e analizzare in dettaglio tutti i passaggi, le interazioni e i dati coinvolti nel processo commerciale e finanziario.

Proprio a seguito di questo passaggio è stato possibile concordare con Huware quali moduli e componenti aggiuntivi di Oracle NetSuite sarebbe stato utile installare per offrire un sistema gestionale più efficiente, scalabile e aderente alle esigenze aziendali, aumentando l’integrazione tra i reparti, la tracciabilità delle risorse impiegate, il monitoraggio delle fasi di vendita, elaborazione, fatturazione e reporting.

Insieme ai moduli Oracle NetSuite Projects e Revenue Recognition, si è scelto di implementare SuiteBilling, specifico per semplificare e automatizzare la gestione e la fatturazione di abbonamenti e licenze ricorrenti tipici dei servizi cloud e SaaS.

Al fine di garantire la conformità alle normative fiscali e contabili del nostro Paese, ai moduli gestionali sono stati poi affiancati l’estensione NExIL (NetSuite Extended Italian Localization), dedicata alle imprese che operano nel mercato italiano, e il componente aggiuntivo Suite+ “advanced bill item receipt” sviluppato interamente in Green Tree.

Con il go live del nuovo sistema gestionale, Huware ha potuto immediatamente contare su:

1. la riconciliazione dei costi e la corretta imputazione dei ricavi:

2. la completa automazione di una fatturazione complessa e ripetitiva;

3. l’integrazione tra l’area di sviluppo (Project Management) e vendita (Accounting);

4. il reporting per singolo progetto/cliente finalizzato al controllo di gestione.

A cosa ha portato la mappatura e l’automazione dei flussi di vendita, fatturazione e reporting?

A distanza di qualche mese, Huware ha notevolmente velocizzato i processi gestionali, con abbonamenti e licenze che continuano a generare ricavi ricorrenti (mensili o annuali) anticipati, ma ora automaticamente imputati all’esercizio di competenza.

Anche i servizi di consulenza “a progetto”, quindi non ripetitivi, oggi godono di un corretto monitoraggio dello stato avanzamento lavori, che permette l’accertamento dei costi effettivamente sostenuti a tutela di una migliore marginalità per singolo cliente/progetto.

Inoltre, l’automazione nell’emissione delle fatture, sia di solo abbonamento/licenza che di sola consulenza “a progetto”, così come quelle miste “consulenza + servizi cloud o SaaS”, ha notevolmente ridotto tempi ed errori della gestione contabile, garantendo anche un maggior controllo sulle condizioni contrattuali (come sconti, proroghe, upselling) e un rapporto ancora più trasparente con i propri clienti.

Dal punto di vista della governance interna, infine, ogni progetto riporta i costi (ore, risorse, subappalti) e i ricavi associati al fine di stabilire la marginalità reale per commessa, per cliente, per servizi di consulenza o per licenze erogate e di intervenire prontamente in caso di anomalie o errate previsioni di guadagno.

Come sfruttare al meglio le possibili integrazioni con Oracle NetSuite

L’integrazione tra Oracle NetSuite e Agicap, piattaforma per la pianificazione finanziaria che monitora in tempo reale i flussi di cassa e le liquidità attraverso l’integrazione automatica con conti bancari e sistemi ERP, è stata determinante nel consentire a Huware di ottimizzare anche i flussi finanziari e di prendere decisioni consapevoli per la redditività aziendale.

Dal lato vendite, in futuro è possibile progettare anche l’integrazione di Oracle NetSuite con il CRM Salesforce, attualmente impiegato per la gestione dei contatti commerciali: tale integrazione permetterebbe di raggiungere una gestione unificata del singolo lead/cliente, favorendo sia la collaborazione tra i team di vendita, sviluppo e finanza che la supervisione del management.

Infine, i sistemi EPM (Enterprise Performance Management) già integrati con NetSuite, in particolare Planning and Budgeting, potrebbero accelerare ulteriormente i processi di pianificazione finanziaria, budgeting e forecasting.

Senza contare che le future funzionalità basate su AI andranno a facilitare l’individuazione di tendenze e anomalie, supportando decisioni strategiche rapide e precise all’interno delle aziende.

Le opportunità che ci aspettano in tema di innovazione sono ancora molte?

In Green Tree, così come in Huware, ne siamo certi e ci prepariamo già a coglierne i frutti per poterli condividere con tutte le imprese impegnate a crescere nei mercati nazionali e internazionali.